Kolejne uwagi Regionalnej Izby Obrachunkowej w Katowicach dotyczyły polityki rachunkowości przyjętej przez Urząd Gminy Kłomnice.

Szczegóły poniżej.

PAWEŁ GĄSIORSKI

W obowiązującej polityce rachunkowości przyjętej na podstawie zarządzenia Nr 230/2017 Wójta Gminy Kłomnice z dnia 29 grudnia 2017 r. w sprawie ustalenia przyjętych zasad (polityki) rachunkowości w Urzędzie Gminy Kłomnice nie zostały określone: wersja oprogramowania i data rozpoczęcia eksploatacji, co było wymagane art. 10 ust. 3 lit. c ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2016 r. poz. 1047 z późn. zm.) oraz sposób prowadzenia ewidencji szczegółowej do konta 011 – „Środki trwałe” i 013 – „Pozostałe środki trwałe”, co było wymagane zasadami funkcjonowania kont 011 i 013 zawartymi w planie kont dla jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych stanowiącym załącznik nr 3 do rozporządzenia Ministra Rozwoju i Finansów z dnia 13 września 2017 r. w sprawie rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. z 2017 r., poz. 1911 z późn. zm.).

W Urzędzie Gminy Kłomnice prowadzono ewidencję szczegółową do konta 011 komputerowo, za pomocą programu „Środki trwałe” firmy INFO-SYSTEM, a do konta 013 – ręcznie, w książce pozostałych środków trwałych.

Ponadto, nie dokonano aktualizacji obowiązującej polityki rachunkowości w związku ze zmianą od 1 stycznia 2019 r. przepisów dotyczących okresów przechowywania dokumentacji pracowniczej oraz zatwierdzonych sprawozdań finansowych. Zgodnie z art. 74 ust. 1 ustawy o rachunkowości w brzmieniu obowiązującym do 31 grudnia 2018 r. zatwierdzone roczne sprawozdania finansowe podlegały trwałemu przechowywaniu, a od 1 stycznia 2019 r. zatwierdzone roczne sprawozdania finansowe podlegają przechowywaniu przez okres co najmniej 5 lat, licząc od początku roku następującego po roku obrotowym, w którym nastąpiło ich zatwierdzenie. Z kolei na podstawie ustawy z dnia 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją (Dz. U. z 2018 r. poz. 357 z późn. zm.), ujednolicono okres przechowywania dokumentacji pracowniczej (10 lat), przy czym okres przechowywania dokumentów jest uzależniony od daty zatrudnienia pracownika. Do końca 2018 roku okres przechowywania akt pracowników wynosił 50 lat. Zgodnie natomiast z art. 74 ust. 2 ustawy o rachunkowości, karty wynagrodzeń pracowników bądź ich odpowiedniki przechowuje się przez okres wymaganego dostępu do tych informacji, wynikający z przepisów emerytalnych, rentowych oraz podatkowych, nie krócej jednak niż 5 lat.

Przygotowanie projektów zarządzeń Wójta Gminy, zgodnie z regulaminem organizacyjnym Urzędu Gminy Kłomnice, należało do zadań poszczególnych referatów, w przypadku polityki rachunkowości – do zadań Referatu Finansowo-Księgowego, nadzór w tym zakresie sprawowała p. Ewa Dąbrowska – Skarbnik Gminy Kłomnice. Zgodnie z art. 10 ust. 2 ustawy o rachunkowości, kierownik jednostki ustala w formie pisemnej i aktualizuje politykę rachunkowości.

W trakcie kontroli w dniu 17 maja 2021 r. zostało wydane zarządzenie Nr 61/2021 Wójta Gminy Kłomnice w sprawie zmiany zarządzenia Nr 230/2017 z dnia 29 grudnia 2017 r. w sprawie ustalenia przyjętych zasad (polityki) rachunkowości w Urzędzie Gminy w Kłomnicach, w którym zostały uwzględnione wszystkie ww. elementy, tj.: wprowadzono rejestr wersji oprogramowania, opisano sposób prowadzenia ewidencji szczegółowej do konta 011 i 013, dokonano zmian w opisie okresów przechowywania dokumentacji pracowniczej i zatwierdzonych sprawozdań finansowych.

‒ W latach 2017 - 2021 do dnia kontroli w księgach rachunkowych budżetu (organu) nieprawidłowo ewidencjonowano dochody i wydatki jednostek budżetowych na koncie odpowiednio 901 „Dochody budżetu” i 902 „Wydatki budżetu” w zbiorczych kwotach bez zachowania szczegółowości planu finansowego (klasyfikacji budżetowej). Ponadto, zrealizowane przez jednostki organizacyjne dochody budżetowe ujmowano na koncie 222 „Rozliczenie dochodów budżetowych” w korespondencji z kontem 901 „Dochody budżetu” oraz zrealizowane wydatki budżetowe na koncie 223 „Rozliczenie wydatków budżetowych” w korespondencji z kontem 902 „Wydatki budżetu” w wysokości wynikającej z jednostkowych sprawozdań Rb-27S i Rb-28S sporządzonych za miesiące kończące poszczególne kwartały danego roku zamiast z jednostkowych sprawozdań sporządzonych za poszczególne miesiące danego roku.

Zgodnie z zasadami funkcjonowania ww. kont: 222, 223, 901, 902 zawartymi w:
- załączniku nr 2 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. z 2013 r., poz. 289 z późn. zm.),
- załączniku nr 2 do rozporządzenia Ministra Rozwoju i Finansów z dnia 13 września 2017 r. w sprawie rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. z 2017 r., poz. 1911 z późn. zm.) oraz - zasadami (polityką) rachunkowości wprowadzoną zarządzeniem Nr 230/2017 Wójta Gminy Kłomnice z dnia 29 grudnia 2017 r., a poprzednio zarządzeniem Nr 145/2010 Wójta Gminy Kłomnice z dnia 31 grudnia 2010 r. ze zmianami:
konto 222 służy do ewidencji rozliczeń z jednostkami budżetowymi z tytułu zrealizowanych przez te jednostki dochodów budżetowych. Na stronie Wn konta 222 ujmuje się dochody budżetowe zrealizowane przez jednostki budżetowe i urząd obsługujący organ podatkowy jednostki samorządu terytorialnego, w wysokości wynikającej z okresowych sprawozdań tych jednostek, w korespondencji z kontem 901. Z kolei konto 223 służy do ewidencji rozliczeń z jednostkami budżetowymi z tytułu dokonanych przez te jednostki wydatków budżetowych. Na stronie Ma konta 223 ujmuje się wydatki dokonane przez jednostki budżetowe w wysokości wynikającej z okresowych sprawozdań tych jednostek, w korespondencji z kontem 902.

Dane dotyczące wykonanych dochodów i wydatków budżetowych przez jednostki organizacyjne wynikają z jednostkowych sprawozdań miesięcznych Rb-27S i Rb-28S, które sporządza się narastająco za kolejne miesiące roku budżetowego, zgodnie z § 18 ust. 1 rozporządzenia Ministra Rozwoju i Finansów z dnia 9 stycznia 2018 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. z 2018 r., poz. 109 z późn. zm.), poprzednio § 18 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 16 stycznia 2014 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. z 2014 r., poz. 119 z późn. zm.).

Ponadto, zgodnie z przyjętą w Urzędzie Gminy Kłomnice polityką rachunkowości, okresem sprawozdawczym dla dochodów i wydatków są poszczególne miesiące.

Zadania w zakresie prowadzenia ewidencji księgowej budżetu (organu) i ewidencji księgowej jednostki Urzędu Gminy oraz dekretowania dokumentów księgowych należały do Inspektora ds. księgowości budżetowej. Nadzór w tym zakresie sprawowała p. Ewa Dąbrowska – Skarbnik Gminy Kłomnice.

Wniosek nr 5
Zaprowadzić ewidencję księgową budżetu w zakresie dochodów i wydatków budżetowych na koncie 901 „Dochody budżetu” i 902 „Wydatki budżetu” z uwzględnieniem szczegółowości planu finansowego oraz do konta 222 „Rozliczenie dochodów budżetowych” i 223 „Rozliczenie wydatków budżetowych” z uwzględnieniem danych wynikających z miesięcznych sprawozdań jednostkowych, stosownie do zasad funkcjonowania tych kont określonych w załączniku nr 2 do rozporządzenia Ministra Rozwoju i Finansów z dnia 13 września 2017 r. w sprawie rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. z 2020 r., poz. 342).