Regionalna Izba Obrachunkowa w Katowicach, po kompleksowej kontroli, zasugerowała, by w Urzędzie Gminy Kłomnice uzupełnić procedury wewnętrzne o zasady obiegu i kontroli dokumentów dotyczących udzielania i rozliczania dotacji przekazywanych z budżetu Gminy Kłomnice.

Bowiem w urzędzie kolejny raz naruszono ustawę o rachunkowości.

Szczegóły poniżej.

PAWEŁ GĄSIORSKI

W 2019 r. ujęto w księgach rachunkowych Urzędu Gminy na koncie 224 „Rozliczenie dotacji budżetowych oraz płatności z budżetu środków europejskich" kwoty dotacji udzielonych na podstawie umów nr 14/PU/2018 z dnia 4 czerwca 2018 r. oraz 2/S/2018 z dnia 1 marca 2018 r. jako rozliczone prawidłowo, przed terminem ich faktycznego rozliczenia.

Naruszono tym art. 20 ust. 1 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2016 r. poz. 1047 z późn. zm.). Zgodnie z przywołanym przepisem oraz postanowieniami opisu funkcjonowania konta 224 w rozporządzeniu Ministra Rozwoju i Finansów z dnia 13 września 2017 r. w sprawie rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz.U. z 2017 r. poz. 1911 z późn. zm.) i w zakładowym planie kont Urzędu Gminy Kłomnice, do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzić, w postaci zapisu, każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym.

W księgach rachunkowych pod datą 31 grudnia 2018 r., na podstawie dokumentu PK nr 213/KB/2018 z dnia 4 kwietnia 2019 r. ujęto rozliczenie przedmiotowych dotacji, pomimo że Zleceniobiorca złożył ostateczne sprawozdania z wykorzystania dotacji dopiero w dniu 12 listopada 2019 r. Zgodnie z wyjaśnieniami pracowników Urzędu Gminy, przedmiotowe dotacje zostały uznane za rozliczone, ponieważ do Referatu tego nie wpłynęła żadna informacja od pracownika merytorycznego zajmującego się rozliczaniem dotacji, iż klub sportowy złożył ostateczne sprawozdania dopiero dnia 12 listopada 2019 r.

W przepisach wewnętrznych nie ustalono obiegu informacji pomiędzy komórkami organizacyjnymi Urzędu w zakresie prawidłowości rozliczenia dotacji udzielanych z budżetu Gminy Kłomnice.

Prowadzenie ewidencji księgowej dotacji należało do zadań pracowników Referatu Finansowo-Księgowego. Za prowadzenie spraw związanych z udzielaniem i rozliczaniem dotacji odpowiedzialny był pracownik Referatu Rozwoju i Promocji Gminy. Nadzór w tym zakresie sprawował Kierownik tego Referatu.

Wniosek nr 14
Rozważyć uzupełnienie procedur wewnętrznych o zasady obiegu i kontroli dokumentów dotyczących udzielania i rozliczania dotacji przekazywanych z budżetu Gminy Kłomnice na realizację zadań publicznych przez podmioty niezaliczane do sektora finansów publicznych, celem prawidłowego i bieżącego ujmowania operacji gospodarczych w tym zakresie w księgach rachunkowych Urzędu Gminy, z uwzględnieniem art. 20 ust. 1 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2021 r. poz. 217 z późn. zm.), mając na uwadze art. 68 oraz art. 69 ust. 1 pkt 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2021 r., poz. 305 z późn. zm.)